Oda gelirleri dışında kalan bu alanlarda bilgi ve deneyim sahibi olmak bir çok gelirler müdürüne göre kültürel ve örgütsel bir yapı içerir. Bahsi geçen zorlukların üstesinden gelmek için ana 3 adım göze çarpmaktadır. Birinci adım örgütün konuya hakim olması ve doğru bir “yol haritası”nın hazırlanmasıdır. İkinci adım “standart operasyonel prosedürler”inin (SOP) oluşturulması ve hayata geçirilmesidir. Üçüncü adım ise sadece gelir üzerine kurulu düşünce yapısından kurtulunup, karlılık üzerine kurulu bir düşünce yapısının inşa edilmesidir.
Yol Haritası
Gelecek odaklı özlü bir yol haritası oluşturabilmek için öncelikle hali hazırda bulunan örgütsel yapının nerede olduğunun iyi algılanması gerekir. Yol haritası, içerisinde hayata geçirilebilecek kalemlere ve zaman çizelgelerine sahip olmalıdır. Bunlar olmadan hedeflenen ve istenen şeylerin elde edilmesi ve hayata geçirilmesi olanaklı değildir.
Standart Operasyonel Prosedürler (SOP)
Bilindiği üzere veriler gelirler yönetiminin temelini oluşturmaktadır. Doğru ve istikrarlı veri akışı olmadan alınan kararlar ideale yakın olmayacaktır. SOP’ler verilere doğru ve istikrarlı bir şekilde sahip olunmasında yardımcı olur. Bundan dolayı elde edilen bu verilerin toplanma yöntemleri, raporlanma şekilleri vb. konuların tekrar gözden geçirilmesi gerekir.
Örnek olarak toplantı salonlarından, etkinlik alanlarından, varsa kongre merkezinden kimin sorumlu olduğu tekrar gözden geçirilmelidir. Bu kişi gelirler müdürü mü olmalıdır? Yoksa satış ekibinden biri mi? Ya da yeni bir pozisyon mu yaratılmalıdır? Yani işletme için en uygun ve doğru olanın belirlenmesi ve ona uygun prosedürlerin oluşturulması gerekir.
Karlılık
Gelir yönetimi esnasında sadece gelir değil, sonuçta elde edilecek karlılık daha da önemlidir. Örnek vermek gerekirse bir grup organizasyonunun sadece odalarda ki gelir getirisi değil, bununla beraber yanında sağladığı F&B, toplantı salonu kira bedeli, ses ve ışık kira bedeli ve diğer ek gelirler de göz önüne alınmalıdır. Bütün bu gelir kaynaklarının maliyetleri düşünülmeli ve hesaplanmalıdır. Maliyetleri hesaplarken de operasyonel maliyetlerin (satın alma, personel, enerji vs.) yanında kurulum, komisyon, indirim, verilen ücretsiz hizmet ve konaklama maliyetleri de hesaplanmalıdır. Ve grup konaklamalarının toplam karlılığı gerçekçi bir şekilde belirlenmelidir. Maliyetlerin hesaplanması ile beraber analizlerin (Karlılık oranı, *displacement maliyeti vb.) yapılması daha da kolaylaşacaktır çünkü artık hangi işin işletme için daha karlı olduğu bilinmektedir. Bu örnekle beraber sadece grup organizasyonlarında ki karlılığı değil, işletmenin tüm gelir getiren alanlarında (F&B, Spa, Laundry vs.) olabilecek en optimum karlılığı düşünmek gerekir.
Artık bütçeler tekrar gözden geçirilebilir, çünkü klasik gelir yönetimi anlayışının tersine gelir artışından ziyade karlılık artışı ön plana alınmıştır. Bu anlayışla beraber daha az gelir ile daha fazla kar edilme olasılığı bulunmaktadır. Dolayısı ile bahsi geçen bütün bu adımlar gelir yönetimi sürecine girildiğinde ciddi bir şekilde göz önüne alınmalı ve uygulamasına azami dikkat edilmelidir.
Displacement: Otel yönetiminde olası %100 doluluk nedeni ile kabul edilemeyen ve konfirmesi verilemeyen konaklamalar için kullanılan terimdir.
